Struktur Organisasi dan Job Discripsi

A. Pendahuluan
Seprti sudah pernah dinyatakan bahwa organizing merupakan suatu bagian yang sangat penting dari pada manajemen. Organizing merupakan suatu kemampuan mengorganisir secra efektif, bernilai tak terhingga dalam membina sebuah lembaga. Pandang ini sudah jelas bahwa mengenai tugas organizing dicapai dengan jalan mengembangkan kebiasaan berpikir melalui garis fungsional. Tapi sebelum seseorang dapat berpikr secara fungsional perlu kita pahami dan mengerti arti dari suatu fungsi itu sendiri. Suatu fungsi merupakan pelaksanaan normal atau karakteristik suatu aktifitas atau performance.

Pada hakikatnya seluruh operasinal sebuah lembaga terdiri dari suatu fungsi. Oleh karena itu agar suatu lembaga dapat mencapai visi dan misinya maka perlu kiranya fungsi-fungsi dilaksanakan. Hubungan antara fungsi yang satu dengan fungsi yang lain dalam sebuah lembaga adalah bersifat vital dalam bidang menejemen. Bagian terpenting dari seorang manajer dalam sebuah lembaga adalah merencanakan, mengkoordinasikan, mengarahkan, dan mengontrol fungsi-fungsi dalam lembaga itu sendiri.

Sehingga disinilah pentingnya peran struktur dalam sebuah lembaga karena struktur suatu organisasi menggambarkan bagaimana organisasi itu mengatur dirinya sendiri, bagaimanamengatur hubungan antar orang dan antar kelompok. Struktur suatu organisasi adakaitannya dengan tujuan, sebab struktur organisasi itu adalah cara organisasiitu mengatur dirinya untuk bisa mencapai tujuan yang ingin dicapainya.

B. Struktur Organisasi
a) Definisi Struktur Organisasi
Dipandang dari sudut manajemen organisasi menyebutkan timbulnya determinasi suatu struktur organisasi. Istilah ini dapat di definisikan dengan sangat sederhana yaitu keseluruhan yang menunjukkan hubungan antara funsi-fungsi dan otoritas relative dan tanggung jawab individu yang memimpin atau bertanggung jawab atas masing-masing fungsi respektif. Struktur organisasi mendefinisikan cara tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dandikoordinasikan secara formal. Struktur organisasi juga dapat di definisikan adalah suatu keputusan yang diambil oleh organisasi itu sendiri berdasakansituasi, kondisi dan kebutuhan organisasi.

Struktur organisasi adalah bagaimana pekerjaan dibagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan secara formal. Struktur organisasi adalah susunan komponen-komponen (unit-unit kerja) dalam organisasi. Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian kerja dan meninjukkan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang berbeda-beda tersebut diintegrasikan (koordinasi). Selain daripada itu struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah dan penyampaian laporan.

Struktur oragnisasi dapat dianggap sebagai kerangka dasar menyeluruh dan mempersatukan fungsi-fungsi suatu lembaga yang menetapkan hubungan-hubungan definitive antara personil yang melaksanakan fungsi-fungsi respektif. Dalam kenyataannya istilah organisasi digunakan secara bergantian dengan istilah struktur organisasi. Organizing merupakan sebuah proses dinamis dan bukanlah proses statis. Akibatnya adalah perubahan-perubahan terjadi pada sebuah struktur organisasi dan hal ini sudah lazim dalam sebuah lembaga. Perubahan struktur organisasi terjadi karena berbagai macam alasan, contohnya perubahan-perubahan pada personil dan perubahan-perubahan pada kondisi diluar lembaga.

Struktur organisasi sangat erat hubungannya dengan hubungan funsi-fungsi dan personil yang akan melaksanakan fungsi-funsi tersebut. Apabila kita mengabaikan salah satunya maka hal tersebut menimbulkan kesulitan dan pemikiran yang kacau. Disamping itu alangkah lebih baiknya untuk pertamakali yang dipikirkan dalam sebuah lembaga mengenai fungsi-fungsi kemudian mengenai personil atau individu yang akan melaksanakan fungsi-fungsi tersebut.

b) Elemen Struktur Organisasi
Ada enam elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:
• Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
• Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.
• Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
• Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
• Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
• Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

c) Macam-Macam Struktur Organisasi
Struktur sederhana
Struktur sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama. Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas.

Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (overload) di puncak.

Struktur Birokrasi
Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas operasi yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando. Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi.
Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram yang mapan.

Struktur matriks
Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan. Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk. Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian sumber daya khusus untuk keseluruhan produk.
Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat waktu dan sesuai anggaran.

Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan. Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran. Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas atas semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahan-kelemahan mereka. Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur matriks memiliki dua atasan -manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.

Struktur tim
Struktur tim adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja. Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktr ini meniadakan kendala-kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke tingkat tim kerja. Struktur tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.
Selain itu, struktur organisasi dapat dibagi menjadi dua yaitu :
1. Struktur organisasi sentralisasi
semua hak dan kewajiban, policy dan kebijaksanaan, pedoman pelaksanaan, ditentukan di pusat oleh pimpinan pusat. Bagian-bagian dan petugas-petugas bawahan merupakan pelaksana saja, dan yang ditengah meneruskan komandu saja, pengawasan dilakukan bertingkat secara hirarkis. Tanggung jawab sepenuhnya berada pada pimpinan pusat, petugas-petugas lapangan bertindak untuyk dan atas nama pimpinan pusat.
2. Struktur organisasi dessentralisasi
hak dan kewajiban dipindahkan/ didelegasikan kepada petugas-petugas bawahan mengenai suatu bidang tertentu ( sektoral ) atau mengenai semua bidang usaha.

d) Model desain struktur organisasi
Ada dua model ekstren dari desain organisasi.
• Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan informasi yang terbatas, dan sentralisasi.
• Model organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah, memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan pengambilan keputusan secara partisipatif.

C. JOB DISCRIBTION
Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan dimana individu-individu tidak dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara kooperatif dan koordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan perseorangan. Konsep ini disebut sinergi. Tiang dasr pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja ( division of labor ) yang memunkinkan sinergi terjadi. Namun demikian dikatakn pula adanya konsekuensi-konsekuensi pada perilaku karyawan sehubungan dengan pembagian kerja, bila hal itu dilakukan secara ekstrim. Ini menikbulakn kebosanan, keletihan monoton dan kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efisiensi.

Pada umumnya dikatakan bahwa bagian-bagian pekjerjaan untuk tingkat puncak struktur oranisasi dibuat bnerdasrkan fungsi-fungsi. Bagian-bagian pekerjaan untuk tingkat menengah biasanya dibuat berdasarkan jenis produk, langganan atau daerah. Umumnya pada tingkat baeah organiosasi perkantoran terdapat bagian-bagian pekerjan yang dibuat berdasarkan salah satu dari ketiga susunan berikut ini : (1) susunan seri, (2) susunan paralel, dan (3) susunan gabungan unit.

Dalam susunan seri pembagian pekerjaan dperluas sampai pada serangkain tugas-tugas kecil, masing-masing tugas dikerjakan oleh seorang ahli dalam jenis pekerjan khusus tersebut. Susunan parallel memunkinkan serang kaina tugas-tugas yang terpisah dan yang diperlukan dan dikerjakn oleh satu orang atau oleh satu tim kerja. Sedangkan susunan gabungan unit menentukan pegawai-pegawai yang berlainan melaksanakan langkah-langkah pekerjaan yang berlainan untuk bagian-bagian peker jaan yang sama pada waktu yang sama, hal ini disebut penanganan bersama.

Explore posts in the same categories: Kajian

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s


%d blogger menyukai ini: